Assistante à la direction (h/f)

La ville d'Arcueil, commune de plus de 22 000 habitants est située en première couronne parisienne et idéalement desservie par les transports. Sa politique locale de proximité se caractérise par la transition écologique et s'inscrit dans une tradition de concertation citoyenne. Avec un tissu associatif riche et diversifié, Arcueil, ville inclusive qui dispose d'un ensemble d'infrastructures et d'équipements favorisant une multitude d'activités culturelles, éducatives, sportives, de solidarités et de liens sociaux.

Apporter un soutien à la direction du CMUS (médecin directeur, directrice adjointe) en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’informations, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers. Assurer la fonction de régisseur.

Gestion RH : -Créer et modifier les vacations des praticiens en fonction de leurs absences -Recenser les congés des praticiens -Participer au paramétrage et à la mise à jour des logiciels de rendez-vous et de gestion administrative -Gérer le planning de l’offre de soins quotidienne Planification et Suivi de l’activité du CMS pour les soins et la prévention en lien avec la direction du centre de santé : -Réaliser des tableaux mensuels et annuels d’activité des consultations médicales et de l’activité dentaire -Réaliser les statistiques annuelles pour le CLAT, Centre de vaccination, de santé sexuelle, du CLS, des actions hors les murs impliquant le CMS -Organiser les séances de vaccination et du centre de santé sexuelle -Organiser les différentes réunions au sein du CMUS (médicales, dentaires, administratives) et rédiger des comptes rendus, notes -Réaliser le planning du dentaire Gestion comptable et régie : -Etre régisseur principal du CMUS -Etablir les bons de commande sur le logiciel -Envoyer les bons de commande aux fournisseurs -S’assurer de l’exécution des commandes/contrats de maintenance par les fournisseurs/prestataires -Engager le paiement des factures dans les délais impartis Accueil, filtrage des appels téléphoniques et des RDV de la direction, interaction avec les partenaires : -Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs de la direction du CMUS -Recueillir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques, les courriels et les informations importantes à la direction des CMUS et aux personnes concernées Gestion technique des bâtiments des 2 CMS : -Gérer les clefs et les accès aux bâtiments des CMS -Repérer les dysfonctionnements aux CMS -Gérer l’approvisionnement en fournitures d’entretien et faire le lien avec le personnel d’entretien -Centraliser les demandes et suivre des demandes auprès des services techniques