Assistante administrative

Missions Principales

• Participer à l’organisation pratique de la Coordination Administrative
• Transmission et suivi des mails de la ville
• Suivre et gérer l’organisation des dossiers
• Secrétariat et assistance de la direction générale des services

Spécificités du Poste

• Travail en bureau, sur le terrain et aussi à distance
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Horaires variables et pics d’activités en fonction des obligations, de la demande de la DGS et de la Responsable de la Cellule de la Coordination Administrative
• Rythme de travail soutenu nécessitant une grande réactivité et disponibilité
• Formations à prévoir dans le cadre du plan pluriannuel de formation

Compétences et qualités requises

Compétences techniques :

• Connaître l’environnement territorial
• Maîtriser l’outil informatique
• Maîtriser les outils d’organisation et de gestion du temps
• Maîtriser les techniques et recherche de documents
• Maîtriser les techniques de communication écrites et orales
• Capacités rédactionnelles
• Maîtriser les techniques de classement et d’archivage
• Bonne capacité d’analyse et de synthèse

Devoir de réserve et de confidentialité

• Respect de la hiérarchie et application des consignes pour la réussite des missions confiées
• Capacité à travailler dans l’urgence
• Dynamisme
• Rédaction et organisation de tous types de documents opérationnels courants, en maîtrisant les règles d’orthographe et de grammaire

Compétences transversales

• Capacité relationnelle et bienveillance
• Forte capacité d’adaptation
• Discrétion professionnelle
• Etre disponible et dynamique
• S’organiser et être rigoureux
• Communiquer efficacement
• Planifier des activités à moyen terme, gérer les priorités et les aléas
• Rendre compte à sa hiérarchie.