Assistante de Direction Commande Publique (h/f)

Sous l'autorité directe de la Directrice de la Commande Publique - Cellule Marchés Publics, vos missions sont : • Secrétariat Marchés Publics ; • Gestion des tableaux organisationnels des procédures de marchés ; • Gestion des contrats de maintenance, marchés et accords-cadres reconductibles, (centralisation des contrats de maintenance, tableau de suivi des reconductions, gestions des reconductions annuelles) ; • Gestion des absences et congés en mission relais lors des absences de la Directrice (gestion planning congés sur la plateforme CIRIL) ; • Suivi financier des marchés publics (Elaboration des bons de commande, Traitement des factures, Etablissement des certificats de paiement, suivi des mandatements, élaboration de tableaux de suivis, levée des RG/CB/GPD,....) en lien avec les opérations suivies par la D.C.P.

• Secrétariat Marchés Publics : - Accueil téléphonique (filtrage et prise de messages) ; - Enregistrement du courrier (arrivée, départ,...) + suivi du courrier avec classement dans dossiers ; - Gestion des préparations des CAO (rédaction courriers de convocations, envoi par mail, gestion du quorum) ; - Rédaction de courriers dans le cadre des procédures de marchés publics (notification, demande de documents…) ; - Rédaction du compte rendu des réunions du service ; - Rédaction des comptes-rendus du L.2122-22 pour les conseils municipaux ; - Suivi de la bonne transmission des documents aux services internes et administrations concernés (service financier, trésorerie publique…) ; - Suivi de la mise en forme, du classement et de l'archivage des dossiers de marchés ; - Tâches de secrétariat diverses nécessaires au bon fonctionnement du service. • Gestion des tableaux organisationnels des procédures de marchés ; • Gestion des contrats de maintenance, marchés et accords-cadres reconductibles, (centralisation des contrats de maintenance, tableau de suivi des reconductions, gestions des reconductions annuelles) ; • Gestion des absences et congés en mission relais lors des absences de la Directrice (gestion planning congés sur la plateforme CIRIL) ; • Suivi financier des marchés publics (Elaboration des bons de commande, Traitement des factures, Etablissement des certificats de paiement, suivi des mandatements, élaboration de tableaux de suivis, levée des RG/CB/GPD,....) en lien avec les opérations suivies par la D.C.P.

Compétences nécessaires pour occuper le poste : • Savoir : Connaissances des procédures administratives applicables et de l'environnement territorial. • Savoir faire : - Capacité rédactionnelle ; - Maîtrise des outils ; - Informatiques et bureautiques (WORD, EXCEL, CIRIL) ; - Classement ; - Gestion des assurances. • Savoir être : - Savoir établir un bon relationnel avec les prestataires et les services internes ; - Réactivité ; - Respect des délais ; - Sens de l'organisation ; - Sens du travail en équipe, rigueur, autonomie, initiative. Horaires : 36 h 30 hebdomadaire avec 9 jours de RTT Lundi au jeudi : 8 h 30 - 12 h 30 / 13 h 30 - 17 h 00 Vendredi : 8 h 30 - 12 h 30 / 13 h 30 - 16 h 00