Assistante de Direction (h/f)

Au sein de la Direction de l'ingénierie financière et des Affaires Européennes :

Travaille en étroite collaboration avec la Directrice des Affaires Européennes

Assure un accueil de qualité, assure et réceptionne le traitement de l'orientation des appels et messages téléphoniques et mails

Suit l'agenda en transversalité des projets en cours, la comitologie , CP , Plénière, Commission sectorielle.

Veille et Accompagne les activités administratives quotidiennes des pôles

Vérifie la complétude du dossier et l'éligibilité des dossiers selon le programme européen concerné

Assure le suivi de l'exécution des dossiers cofinancés dans le cadre de la Subvention Globale FSE+ dans MDFSE et de la mobilisation des crédits, des politiques contractuelles, dans e-synergie et d'autres applicatifs

Rédige, traite et suit les notes et courrier et les documents à la signature

Gestion et enregistrement des flux internes et externes, documents et parapheurs

Réalise, suit et met en forme des travaux de bureautique et des dossiers administratifs et financiers

Prépare les dossiers concernant la tenue des réunions internes et externes, la communication, les colloques, foires et salons...

Assiste la Directrice pour le bon déroulement et le suivi des missions

Prend et organise les Rendez-vous en fonctions des priorités de la Directrice

Contribue au suivi des dossiers administratifs et financiers de la DAE

Participe aux séances de coordination et d'échange DAE/Responsable de pôles.

Suit alimente et tient à jour les tableaux de bords des pôles de la DAE, du sharepoint

Assure le suivi des demandes de formations des agents, les plannings des congés des agents dans les applicatif dédiées

Suit les demande de matériels de la direction selon les procédures .

Rythme de travail soutenu, pics d'activités liés aux échéances de la collectivité et de l'union européenne.

CONNAISSANCES

-Connaissance de la politique de cohésion et des Fonds Européens Structurels d'Investissements (FESI)

• Maitrise total du circuit de gestion des FESI (piste d'audit)

-Connaissance du fonctionnement des circuits financiers de la Collectivité, des procédures de marchés publiques

-Connaissance des procédures et processus administratifs et technique du service environnement et réglementation du secteur d'activité

-Règle juridiques et de gestion essentielles relatives au secteur d'activité de la DAE

• Tableaux de bord et outils de planification et de suivi
• Technique relatives à l'exécution de l'opération ou des actions
• Expression écrite et oral

-Technique de résumé, de compte rendu et de note de synthèse

-Gérer les dossier et prioriser les activités en fonctions des priorités

• Rédiger des actes administratif et les appliquer
• Renseigner les tableaux de bords du service
• Diffuser une information auprès du public ou d'une catégorie d'usagers
• Utiliser les outils bureautique

SAVOIR - FAIRE

-Maitrise des outils informatique et des logiciels de base (Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Internet etc...)

• Maitrise des outils de suivi type tableaux de bords
• Maitrise des outils de gestion informatisées FESI (MDFSE+SYNERGIE, SharePoint etc...)
• Recueillir, analyser, synthétiser des données quantitatives et qualitatives
• Gérer des actes administratif et les appliquer
• Rédiger des rapports, des notes de synthèse et des comptes rendus
• Renseigner les tableaux de bord de la DAE
• Écouter les directives et mettre en œuvre les consignes de travail

-Organiser son travail de manière autonome avec méthodologie

• Respecter les horaires et les délais d’exécution, se rendre disponible pour répondre aux nécessité de la DAE

-Faire preuve de rigueur dans la réalisation des tâches quotidiennes

• Prendre des initiatives adaptées justifiées et pertinentes.

SAVOIR - ÊTRE

-Méthodique et organisé

• Autonome
• Discret
• Rigueur au regard de la gestion des fonds public
• Aptitudes relationnelles et capacité à travailler en équipe
• Bonne capacité de communication
• Accueillir le public et les personnes extérieurs au service avec amabilité et courtoisie
• Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialités des informations traitées.