Assistante du service enfance, jeunesse et scolaire

Sous l’autorité de la Directrice du service Enfance, l’assistante administrative assure le suivi administratif, la gestion des dossiers familles, ainsi que le soutien organisationnel au fonctionnement du service.

Elle contribue à garantir la qualité de l’accueil des usagers, la fiabilité des informations transmises et l’efficacité administrative du pôle éducatif.

MISSIONS GENERALES DU POSTE :

-Accueil physique et téléphonique des familles

-Gestion administrative du service

-Appui à l’organisation du service Enfance

-Traitement des documents, rédaction et classement

Compétences requises :

A. Savoir-faire :

-Maîtrise des outils bureautiques : Outlook, Word, Excel.

-Connaissance des logiciels métiers (type Ciril / enfance) appréciée.

-Rédaction de courriers et documents administratifs.

-Accueil et gestion de la relation usagers.

-Organisation et gestion de l’information.

-Gestion de tableaux de suivi.

-Connaitre la réglementation et la législation

B. Savoir-être :

-Être autonome

-Avoir l’esprit d’initiative

-Savoir travailler en équipe

-Savoir s’organiser et gérer les priorités

-Respecter la confidentialité

-Sens du service public

-Rigueur, organisation, fiabilité

-Disponible

-Information et communication orale

-Discrétion professionnelle

-Bonne communication orale

-Patience et pédagogie dans la relation avec les familles.

Formation et diplômes requis :

-BEP / Bac professionnel administratif ou équivalent

-Concours d’adjoint administratif apprécié

-Formation ou expérience dans la relation usagers ou les services enfance : un plus

Contraintes et risques particuliers associés au poste :

A. Contraintes et risques particuliers :

-Rythme soutenu

-Gestion simultanée de nombreuses demandes.

-Soirée et week-end de manière ponctuelle