Assistante gestion administrative services urbanisme et techniques

SERVICE URBANISME (50%)

• Accueil physique et téléphonique du public
• Gestion des demandes d’autorisation d’urbanisme : enregistrement des dossiers dans le logiciel, envoi, suivi, etc.
• Gestion des demandes d’enseignes

•Transmission par dématérialisation au contrôle de légalité : permis de construire, permis de démolir, permis d’aménager, certificats d’urbanisme, etc.

• Gestion des déclarations d’intention d’aliéner (DIA) : transmission des certificats aux notaires, etc.
• Gestion des registres et mise à disposition des dossiers pour le public
• Classement, archivage
• Suivi des modifications des documents d’urbanisme : plu
• Plan Communal de Sauvegarde : centralisation des données pour les mises à jour
• Préparation de la Commission Communale des impôts directs
• Déclaration des dossiers catastrophes naturelles
• Suivi des recours en relation avec la direction

SERVICES TECHNIQUES (50%)

• Gestion administrative :
• Recevoir, filtrer et orienter, les appels téléphoniques et les mails des demandes des habitants, des usagers, des prestataires et des autres services
• Appréhender les urgences
• Assurer les relations avec les prestataires et concessionnaires (faire remonter les problèmes et les gérer (ordures ménagères, éclairage public, nettoyage voirie, assainissement, etc.)
• Répondre aux courriers, rédiger et réaliser les saisies de documents de formes et de contenus divers, sous excel, word ou power point
• Gérer les réponses aux DICT et aux DT, et préparer les arrêtés (rédaction, suivi et archivage)
• Effectuer les déclarations de travaux auprès du téléservice
• Assurer la reprographie, la numérisation et le suivi des dossiers
• Gérer le planning des congés du service technique
• Réaliser l’archivage informatique et papier de tous les documents
• Suivi administratif des commissions de sécurité en relation avec la PM
• Gestion comptable en l’absence de l’assistance technique :
• Saisir les engagements de la dépense (bons de commandes)
• Traiter les bons de commande (signatures, envois aux fournisseurs, etc.)
• Rapprocher les engagements de la dépense avec les factures, etc.

● Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, progiciel comptable, outlook, etc.)

● Sens du travail en transversalité et esprit d’équipe

● Disponibilité

● Esprit d’initiative, autonomie, réactivité

● Rigueur, discrétion et sens de l’organisation