Chargé(e) d’Accueil et des Titres d’identités

La Ville d’Altkirch recrute un(e) Chargé(e) d’accueil et des titres d’identité.

Rattaché(e) au service Population, l’agent assure l’accueil physique et téléphonique des administrés, les renseigne et les oriente dans leurs démarches. Il/Elle assure également la gestion et le suivi des demandes de titres d’identité (cartes nationales d’identité et passeports), dans le respect des procédures réglementaires en vigueur.

Il/Elle contribue ainsi à garantir un service public de proximité, de qualité et accessible à l’ensemble des usagers.

SAVOIR FAIRE :

-Accueil physique et téléphonique :

Accueillir le public avec amabilité

Prendre des messages

S’exprimer clairement et reformuler les demandes

Favoriser l’expression de la demande

Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques

Appliquer les règles de communication et de protocole

Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous

Mettre en relation des correspondants

Gérer les situations de stress et réguler les tensions

Réagir avec pertinence aux situations d’urgence

Conserver neutralité et objectivité face aux situations

S’adapter aux publics de cultures différentes

Adapter son intervention aux différents publics

Réguler l’entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès

Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité

-Renseignement et orientation du public :

Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence

Présenter des documents d’information et de communication

Gérer un planning de réservation

Orienter vers les personnes et services compétents

Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité

Aider à rédiger des documents administratifs

-Savoirs socioprofessionnels :

Techniques d’accueil, règles de la communication

Organisation et activités des services

Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d’internet

Caractéristiques des publics

Notions en langues étrangères

Techniques de médiation et de négociation

Techniques de secrétariat

Techniques de recherche d’information

Connaissance de base en état civil.

Savoirs généraux :

Organisation et organigramme de la collectivité

Organismes extérieurs en relation avec la collectivité

Procédures de transmission des demandes

Droits et obligations des usagers

SAVOIR ETRE :

Souriant(e)

Courtoisie.

Serviabilité.

Disponibilité.

Rigueur.

Discrétion.

Capacité Relationnelle.

Bonne présentation.

CONDITIONS D’EXERCICE :

Travail en bureaux et guichet d’accueil avec horaires réguliers et amplitudes variables en fonction des heures d’ouverture du service.

Contact direct avec le public.