Coordinateur administratif et financier

Le coordinateur intervient à parts égales sur le volet administratif — organisation, coordination, gestion documentaire, suivi RH de proximité — et sur le volet financier — suivi budgétaire, exécution des dépenses, interface avec la direction des finances et suivi des marchés du périmètre DGS. Ces deux dimensions sont indissociables dans l'exercice quotidien du poste.

Il est le référent directe des Assistantes Administrative pour les missions de secrétariat courant, et assure la transmission de consignes permettant une suppléance effective en cas d'absence.

Le poste s'exerce au sein de l'Hôtel de Ville de Baie-Mahault, en bureau de proximité immédiate de la DGS. La coordinatrice administrative et financière est le premier interlocuteur administratif et financier de la DGS au quotidien.

Savoir-faire – Volet administratif:

-Coordination & organisation

–Maîtrise des techniques de secrétariat de direction et de coordination administrative

–Capacité à organiser, planifier et prioriser les activités du bureau de la DGS

–Gestion des flux documentaires : courrier, notes, rapports, comptes rendus

–Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

–Connaissance des procédures administratives applicables aux collectivités territoriales (CGCT)

–Maîtrise de la rédaction administrative : notes de synthèse, courriers officiels, comptes rendus

–Maîtrise des outils bureautiques et numériques

–Organiser et prioriser les activités

–Assurer le suivi de dossiers multiples

–Utiliser les logiciels bureautiques et métiers

–Communiquer efficacement avec différents interlocuteurs

Dossiers transversaux & RH

–Suivi des dossiers transversaux confiés par la DGS : état d'avancement, relances, synthèses

–Suivi administratif des dossiers du personnel relevant du périmètre DGS, en lien avec la DRH

–Gestion des plannings, congés et absences du périmètre DGS

Savoir-faire:

Volet financier Gestion budgétaire:

–Connaissance des règles de la comptabilité publique M57 et de l'exécution budgétaire

–Suivi des crédits du périmètre DGS : engagements, liquidations, mandatements

–Préparation des bons de commande, devis, factures et pièces justificatives du périmètre DGS

–Contribution à la préparation du budget primitif

–Production de tableaux de bord budgétaires à destination de la DGS

Commande publique:

• Notions en droit de la commande publique (code de la commande publique)
• Suivi des marchés et contrats du périmètre DGS : notifications, reconductions, avenants, échéances
• Préparation des pièces administratives pour les procédures de mise en concurrence du périmètre DGS
• Liaison avec la direction des achats et la direction des finances pour les marchés transversaux, les pôles et le cabinet du maire

Savoir-être:

Rigueur & autonomie:

• Rigueur, fiabilité et sens aigu de l'organisation
• Autonomie dans la gestion des dossiers et anticipation des échéances
• Capacité à gérer des dossiers multiples et de nature différente simultanément
• Force de proposition auprès de la DGS sur les améliorations de procédures

Discrétion & relationnel:

• Discrétion absolue et respect de la confidentialité des dossiers DGS
• Obligation de réserve stricte (art. 26, loi n° 83-634 du 13 juillet 1983)
• Aisance relationnelle avec les directions, la direction des finances et les partenaires
• Sens du service public, loyauté et disponibilité

Le poste implique une grande réactivité et une capacité à gérer simultanément des dossiers de nature différente. Une disponibilité adaptée aux exigences du calendrier institutionnel est attendue (clôture budgétaire, conseil municipal, procédures de marchés).

Le coordinateur est garant de la continuité du service en cas d'absence : il assure la passation de consignes à l'assistante polyvalente suppléante et veille à la mise à jour permanente des dossiers en cours.

L'agent est soumis à l'obligation de réserve et à la discrétion professionnelle au sens de l'article 26 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983, avec une acuité particulière concernant les informations budgétaires, financières et de gestion des ressources humaines traitées au niveau de la DGS.