Gestionnaire Assemblees

Gestion administrative des instances municipales (conseils et bureaux)

• Gestion administrative des Décisions et Arrêtés du Maire
• Elaboration des registres et recueils des actes administratifs de la Ville d'Agen
• Elaboration et suivi des représentations de la Ville d'Agen dans les organismes Extérieurs

Etablir le planning de remise de documents

Suivi de l'ordre du jour

Faire le lien avec les services pour obtenir les documents et compléments

Relecture, reformulation et remise en forme des rapports

Rédaction ponctuelle de rapport en lien avec la gouvernance

Suivi de la vérification des rapports en lien avec le service juridique

Elaboration du diaporama en assurant la cohérence avec ce qui est inscrit dans les rapports

Elaboration des extraits des Décisions du Maire

Envoi de la convocation et tous les documents liés à l'ordre du jour de façon dématérialisée via un logiciel

spécifique (fusionner tous les documents et conversion en format PDF...)

Préparation logistique d'une séance du conseil municipal

Préparation des fonds de dossier

Présence en séance et soutien administratif

Mise en forme des délibérations après la séance

Mise en ligne sur Intranet de toutes les délibérations et décisions du Maire

Programmation des ordres du jour en fonction des demandes d'inscription émanant des services

Centralisation et mise en forme des différents PowerPoint reçus des services pour harmonisation et vérification du

contenu

Préparation du dossier pour le DSG, le Maire et le 1er Adjoint

Mise en forme du compte rendu rédigé par le DGS

Envoi du compte rendu et du diaporama aux élus de la majorité

Relecture et suivi de la vérification juridique de toutes les décisions du maire en lien avec le service

Numérotation et mise à la signature

Télétransmission en Préfecture des décisions du Maire, affichage, envoi au service rédacteur et mise en ligne sur

Intranet

Télétransmission en Préfecture de tous les Arrêtés du Maire émanant des services qui ne possèdent pas de

certificat électronique

Elaboration et numérotation des Registres des Délibérations, des Décisions du Maire.

Elaboration des Recueil des Actes Administratifs regroupant tous les actes de la mairie d'Agen (Délibérations,

Décisions du Maire, Arrêtés de Police, Arrêtés divers)

COM

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