Responsable de service Affaires Générales, Secrétaire du Maire et des Élus (h/f)

Sous l’autorité du Directeur Général des Services et de la cheffe de pôle Moyens Généraux :

Assiste le Maire et les Élus, dans les tâches de secrétariat et de gestion administrative avec la nécessité de fiabilité et de qualité d’exécution.

Pilote le service affaires générales : délibérations du conseil municipal, arrêtés municipaux et décisions du Maire, assurer leur notification et leur diffusion auprès des Élus et services concernés, préparation des élections politiques, participation à des activités annexes.

Assure le secrétariat du Maire et des Elus :

-Prise des appels téléphoniques et des rendez-vous du Maire, des Élus,

-Gestion des agendas : ateliers, réunions et évènements, et mobilisation préventive des services dédiés à la logistique en rapport,

-Mise en forme de divers documents : notes manuscrites, textes, tableaux et études,

-Rédaction des relevés de décisions des réunions administratives et des commissions municipales,

-Rôle de référent pour tout ce qui a trait aux correspondances du Maire,

-Lien avec les adjoints au Maire et les conseillers municipaux délégués,

-Assistance administrative pour les réunions du groupe majoritaire,

-Gestion et suivi des cérémonies commémoratives,

-Gestion des administrés : Suivi des rendez-vous avec M. le Maire - Apporter des réponses aux administrés en lien avec M. le Maire, les Élus et les chefs de pôle soit par courrier, mail ou téléphone.

Pilote le Service Affaires Générales :

Organisation et gestion des assemblées délibérantes :

-Frappe des ordres du jour, des convocations, des notes de synthèse et des documents annexes, expédition des dossiers et diffusion par courriel,

-Participe systématiquement aux conseils municipaux,

-Frappe des décisions et des délibérations prises, mises en forme par le Directeur Général des Services,

-Frappe des différents comptes rendus,

-Supervision du circuit des signatures,

-Transmission des actes au contrôle de légalité,

-Aide à la notification des actes rendus exécutoires et préparation des dossiers en rapport,

-Diffusion en interne des actes exécutoires aux Élus et services concernés,

-Rédaction des arrêtés,

-Tenue des registres de délibérations, décisions et arrêtés.

Elections politiques :

-Participe à la préparation des différentes élections,

-Suivi et mise à jour de la liste électorale,

-Prise en charge d’actions simples en rapport : inscription sur la liste électorale, délivrance des cartes d’électeurs et diffusion des divers documents d’information notamment,

-Suivi de la composition des bureaux de vote en lien avec le Maire,

Etablissement des tableaux de pointage,

-Mobilisation des moyens internes pour le bon déroulement des scrutins,

-Préparation des urnes et des matériels électoraux pour chaque bureau de vote,

-Participation aux opérations de dépouillement.

Activités annexes :

. Etat civil :

Instruire et constituer des actes d'état civil : naissance, mariage, adoption, décès, etc.

Délivre les livrets de famille et assure la tenue administrative des registres, en cas d’absences d’agent au service à la population.

. Logiciel Zeendoc :

-Supervision du courrier entrant et sortant, de sa diffusion et de son suivi,

-Lien avec le prestataire du logiciel pour la maintenance et nouveaux paramétrages.

. Archivage : Gestion et suivi de l’archivage de la collectivité en lien avec les différents pôles.

. Fournitures administratives : gestion du stock - Préparation et commande des fournitures par pôle.

Savoirs :

-Maîtriser parfaitement l’outil informatique et l’accès à internet

• Avoir un très bon niveau d’orthographe et de grammaire

-Disposer d’une capacité rédactionnelle avérée

-Connaître les règles de la correspondance administrative et des circuits administratifs

-Posséder les techniques de classement et d’archivage

Savoirs faire :

-Faire preuve de rigueur et de méthode

-Savoir respecter les échéances et régler l’urgence

-Savoir prendre des initiatives

-Être capable de s’adapter aux situations

-Travailler en collaboration avec les chefs de pôle

Savoirs être :

-Fiabilité et conscience professionnelle

-Dynamisme et réactivité

-Sens du travail en équipe

-Grande disponibilité