Responsable du pôle administratif et financier (H-F)

Seconde ville de l’agglomération par sa taille et troisième du département de Loire-Atlantique, Saint-Herblain est une ville attractive, au-delà de ses frontières géographiques. Ses 51 681 habitants apprécient ses structures de quartier : 80 équipements sportifs, 4 centres socio-culturels, 2 piscines, 5 médiathèques et ludothèques. Le Carré des services publics, mais aussi 15 groupes scolaires complètent une offre de services publics de proximité. La ville souhaite ainsi rester à taille humaine au cœur d’une métropole de 600 000 habitants.

Les Herblinois profitent également des espaces paysagers naturels et entretenus - autour de l’axe central du Cours Hermeland, une trame paysagère, verte et bleue, qui traverse la commune du Nord au Sud sur 7 km à vol d’oiseau et qui permet promenades, course à pied ou balade à vélo le long des liaisons douces aménagées.

Contexte :

La Direction de de l’Aménagement Durable et de l’Urbanisme se compose de 2 services, Urbanisme et Habitat et Stratégie foncière et Etudes, et d’un pôle accueil et administration

Placé sous l’autorité de la directrice, vous assurerez la gestion administrative et financière de l’ensemble de la direction (13 agents) et la responsabilité du pôle accueil et administration.

Coordination administrative :

• Gestion des correspondances (courrier papier et électronique, accueil téléphonique…)
• Gestion des agendas
• Suivi des instances municipales
• Gestion de l'arborescence informatique
• Gestion des dossiers délégués en Ressources Humaines (chèques déjeuner, recensement grévistes, conventions télétravail, accompagnement arrivée des nouveaux agents, évaluations, congés et absences, communication interne…)
• En fonction des nécessités participation à toute activité administrative de la direction
• Centralisation et analyse des informations et documents à transmettre
• Responsabilité des activités déléguées du pôle. Pour les activités d’accueil du public urbanisme et de d’instruction des dossier ADS, une coordination technique est assurée par le service urbanisme et habitat.

Management de l’équipe :

• Responsabilité des activités déléguées du pôle. Pour les activités d’accueil du public urbanisme et de d’instruction des dossier ADS, une coordination technique est assurée par le service urbanisme et habitat.
• Organisation du travail, de la communication et des circuits de validation
• Responsabilité hiérarchique des 3 agents
• Renseignement des tableaux de bord d’indicateurs des activités de la cellule et rapport annuel d’activité
• Structuration et élaboration du reporting en identifiant les sources d’information et en garantissant la fiabilité des données

Gestion financière (budgétaire et comptable) :

• Préparation et suivi budgétaire (dialogue de gestion, commission budgétaire, BP, BS, PPI) en collaboration avec la directrice et les responsables de service
• Exécution budgétaire
• Suivi administratif des marchés publics
• En lien avec les transactions immobilières menées par la Direction : création et mise à jour des fiches d’immobilisation

Formations – Qualifications (savoirs)

• Connaissance des règles et du statut de la fonction publique territoriale
• Maîtrise de la gestion administrative
• Connaissances dans les domaines de la gestion financière, des marchés publics et de la comptabilité publique
• Expérience en management d’équipe

Connaissances particulières (savoir-faire)

• Qualité rédactionnelle (rédaction et mises en forme de notes), maîtrise de l’orthographe
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Astre, Dotelec, Actes office, ATAL)
• Etre force de propositions – esprit de synthèse et d’analyse
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité professionnel
• Fiabiliser, vérifier, consolider des données en vue d’assurer la cohérence et la conformité des informations
• Construire un dialogue partagé avec les différents interlocuteurs

Qualités professionnelles (savoir être)

• Qualités relationnelles : posture adaptée, sens du travail en équipe, capacité de prise en charge du public
• Capacité d’organisation, d’autonomie, de réactivité et de prise d’initiatives
• Rigueur, loyauté et discrétion
• Sens des responsabilités
• Aptitude au dialogue et à la négociation
• Capacité d’adaptation et de discernement
• Sens du service public et de l’intérêt général