Responsable du secrétariat de la Direction générale des services

Sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services, vous assurez le suivi administratif des dossiers rattachés à la Direction générale. À ce titre, vous remplissez les missions suivantes :

MISSIONS

1. Compétences administratives et organisationnelles

• Maîtrise du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement institutionnel
• Capacité à assurer le suivi administratif transversal des dossiers émanant de l’ensemble des services rattachés à la DGS
• Excellente maîtrise de la gestion d’agenda complexe, de la priorisation des sollicitations et du filtrage des appels téléphoniques
• Organisation et planification des astreintes de la Direction Générale en lien avec les services techniques
• Gestion, tri, suivi et dispatching du courrier et des courriels (papier et dématérialisé)
• Capacité à organiser des processus administratifs fiables, sécurisés et respectant les délais

2. Compétences rédactionnelles et juridiques

• Très bonnes compétences en rédaction administrative :

o comptes rendus,

o notes de service,

o courriers institutionnels

• Capacité à préparer et instruire des dossiers complexes, notamment :

o projets de délibération,

o décisions municipales,

o mémoires et dossiers liés à l’activité de la Direction Générale

• Connaissance des règles de sécurité juridique des actes administratifs

3. Compétences budgétaires et financières

• Capacité à élaborer, suivre et exécuter le budget de la Direction Générale
• Suivi administratif des demandes de subventions en lien avec la chargée de mission concernée
• Gestion et suivi des conventions de logements communaux et de garages, en coordination avec le service des Finances
• Suivi des commandes, notamment la gestion des commandes de mobilier pour l’ensemble de la collectivité

4. Compétences en coordination et relations institutionnelles

• Rôle d’interface privilégiée entre la collectivité et :

o le Département,

o la Région Île-de-France,

o les services de l’État

• Capacité à travailler en transversalité avec les services internes (techniques, finances, état- civil, etc.)
• Contribution à l’organisation des bureaux de vote dans le cadre des élections, en lien avec le service État-Civil

5. Compétences en ressources humaines et management fonctionnel

• Préparation et suivi des dossiers d’entretien et d’évaluation annuelle des cadres rattachés à la DGS
• Capacité à gérer des informations confidentielles et sensibles
• Appui administratif et organisationnel direct à la Direction Générale

6. Compétences numériques et outils bureautiques

• Maîtrise avancée des outils bureautiques :

o Word,

o Excel (tableaux de bord, suivi budgétaire),

o PowerPoint (présentations institutionnelles)

• Capacité à produire des documents d’aide à la décision (tableaux de bord, synthèses, reporting)

COMPÉTENCES, SAVOIR ETRE

• Sens aigu de la discrétion professionnelle et de la confidentialité
• Rigueur, fiabilité et autonomie dans l’exécution des missions
• Capacité d’anticipation et gestion des priorités
• Qualités relationnelles, diplomatie et sens du service public
• Réactivité et adaptabilité face aux sollicitations de la Direction Générale
• Poste nécessitant une flexibilité horaire (plages de travail en soirée)