Responsable du service État Civil (h/f)

La Ville de Wattrelos, commune de 42 000 habitants est la 5ème ville de la métropole européenne de Lille. Frontalière avec la Belgique, Wattrelos est une ville jeune, associative, sportive, culturelle et festive, dont la Ville Nature est le fil conducteur du projet municipal.

• Officier d’Etat Civil par délégation du Maire
• Organisation et supervision de la gestion des dossiers de l’état civil, des opérations de recensement citoyen et des médailles du travail

MISSIONS PRINCIPALES

• Officier d’Etat Civil par délégation du Maire
• Organisation et supervision de la gestion des dossiers de l’état civil, des opérations de recensement citoyen et des médailles du travail
• Rédaction d’actes et tenue des registres
• Enregistrement des PACS
• Suivi des demandes de changement de nom et de prénom
• Suivi des demandes d’actes et de livrets
• Rédaction de courriers, de notes de service et de rapports d’aide à la décision
• Suivi de l’application COMEDEC
• Suivi de dossiers administratifs
• Organisation de l’accueil et de l’information du public sous forme de conseil administratif ou juridique
• Veille réglementaire et juridique
• Gestion et relecture des dossiers de mariage
• Audition des couples avant la publication des bans en cas de doute sur la sincérité du mariage
• Suivi des dossiers sensibles
• Management de l’équipe (3 personnes)
• Garant du respect des textes, de la qualité de l’accueil des usagers et de la gestion de leur demande
• Relais d’informations avec le supérieur hiérarchique
• Participation au développement de l’e-administration
• Participation au développement de l’e-administration
• Toute autre tâche nécessaire au bon fonctionnement du service et ce dans le respect du statut particulier du grade de l’agent

ACTIVITES ACCESOIRES / SECONDAIRES

• Présence auprès de l’élu officier d’Etat Civil lors des mariage/parrainages

SAVOIRS :

• Connaissances juridiques et administratives (droit civil, droit administratif, législation funéraire…)
• Connaissance de l’Instruction Générale Relative à l’État Civil (IGREC), des conventions internationales sur la délivrance des actes, du droit des personnes à travers les registres d’état civil, des procédures de mariage suivant les nationalités…
• Fonctionnement des services de la collectivité
• Circuit et procédures administratives
• Bureautique et internet
• Contexte et enjeux de la collectivité
• Qualités rédactionnelles

SAVOIR FAIRE :

• Organisation de l’accueil et de l’information du public
• Sécurisation administrative des actes
• Veille juridique constante
• Etablir une relation de confiance avec le cadre
• Notions d’organisation et de gestion du temps
• Règles de l’expression orale et écrite de qualité
• Aptitude à la recherche et à l’analyse
• Aptitude à l’encadrement d’une équipe
• Gestion des conflits
• Grande autonomie

SAVOIR ÊTRE :

• Sens des relations humaines
• Sens du service public
• Qualités relationnelles, d’écoute et de dialogue
• Qualités managériales et rédactionnelles
• Rigueur et organisation
• Réactivité
• Adaptabilité aux changements
• Adaptabilité de son management aux situations et aux agents et gestion des conflits
• Sens de l’initiative