Responsable secrétariat général ( H/F)

Sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services vous assurez la préparation et l'organisation des assemblées délibérantes (conseils, commissions), garantissez la validité juridique et la transmission des actes, et coordonnez les services administratifs centraux (archives, courrier, parapheur électronique).

En lien direct avec la DGS, vous êtes responsable des missions de suivi administratif gérées par le secrétariat général, de la gestion des archives de la Commune, ainsi que du parapheur électronique de la commune.

Formation / expérience

• Diplôme de niveau Bac+3 minimum en droit public, administration publique ou gestion des collectivités territoriales ;
• Expérience professionnelle de 3 ans minimum sur un poste similaire, idéalement en collectivité territoriale.

Savoirs

• Connaissance approfondie du fonctionnement des assemblées délibérantes et des procédures liées à leur activité ;
• Bonne connaissance des règles d'archivage public et de conservation des documents administratifs ;
• Connaissance du cadre juridique applicable aux collectivités territoriales et à la préparation des actes administratifs ;
• Connaissance des outils et procédures de dématérialisation des actes (parapheur électronique, télétransmission, gestion électronique des documents).

Savoir-faire

• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et les outils numériques de communication (réseaux sociaux, newsletters) ;
• Rédiger des documents administratifs et juridiques avec précision et clarté ;
• Préparer, organiser et assurer le suivi des réunions et des instances délibérantes ;
• Assurer la prise de notes et la rédaction de comptes rendus, procès-verbaux ou actes administratifs ;
• Appliquer les procédures d'archivage et de gestion électronique des documents ;
• Communiquer avec aisance à l'écrit comme à l'oral, notamment dans les relations avec les élus, les partenaires et les administrés..

Savoir-être

• Rigueur, méthode et sens de l'organisation ;
• Discrétion, loyauté et sens aigu de la confidentialité ;
• Excellent relationnel et sens du service public ;
• Diplomatie et capacité à s'adapter à différents interlocuteurs, notamment les élus ;
• Réactivité, capacité d'anticipation et gestion des priorités ;
• Aptitude à travailler dans l'urgence et à respecter les délais.

Conditions d'exercice

• Présence lors des séances du Conseil municipal (horaires décalés ponctuels)
• Devoir de réserve et de confidentialité renforcé
• Poste de confiance en lien direct la DGS

Avantages :

• Forfait Mobilité Durable
• Accès au Comité Nationale d'Action Sociale