Responsale Secrétariat Génaral

Relations fonctionnelles avec le Directeur Général des Services

Relations fonctionnelles avec l’assistante de direction

Relations avec l’externe telles que notamment Préfecture, partenaires institutionnels, entreprises, , usagers

Pour le secrétariat général – affaires juridiques

Les activités au sein de ce service transversal sont notamment :

• Courrier :
• Assurer la bonne gestion quotidienne du courrier consistant notamment à l’ouverture du courrier, l’enregistrement informatique, la numérisation avant sa diffusion dans les services via un logiciel métier
• Actes :
• Editer, enregistrer les décisions, arrêtés et obtenir le caractère exécutoire – être l’interface avec les services pour recueillir les compléments nécessaires aux actes
• Réaliser les registres du Conseil municipal en lien avec l’assistante de direction et les registres des arrêtés
• Réaliser des tâches administratives telles que notamment la numérisation des documents, le classement informatique, établissement de courriers…
• Secrétariat du service :
• Assurer le secrétariat du service (Etablissement de courriers, numérisation de documents, classement papier et informatique)
• Accueil téléphonique et physique au secrétariat
• Suivi budgétaire : établissement de bons de commande et suivi logistique du service (commandes fournitures, réservation véhicules…)
• Tenue de tableaux de suivi

Maîtrise de l’outil informatique

Être en mesure de faire du reporting en temps réel et de le formaliser

Connaître le régime des actes

Connaissance de l’organisation municipale

Capacité d’adaptation

Rigueur - Discrétion – qualités relationnelles - Esprit collaboratif, de découverte, de confiance, Curiosité intellectuelle Réactivité- Capacité de réactivité