Secrétaire - Assistant(e) de gestion administrative et de vie associative

Notre collectivité recrute Un secrétaire - Assistant de gestion administrative et de vie associative appartenant au cadre d'emplois des Adjoints administratifs territoriaux (Catégorie C - Filière administrative), rattaché à la Direction générale adjointes des Projets Transversaux / Direction des Ressources Humaines / Structure d'accueil AMAC

Poste ouvert aux agents titulaires ou contractuels en CDI, dans le cadre d'une mise à disposition

Vous exercerez vos missions au sein Hôtel de Ville - Place des Droits de l'Homme et du Citoyen - Évry-Courcouronnes

L'AMAC est une association destinée aux agents actifs et retraités de la Ville d'Évry-Courcouronnes. Elle propose tout au long de l'année des prestations, activités, sorties et événements favorisant le lien social et la convivialité entre ses adhérents.

Vous serez amené à participer Sous la responsabilité fonctionnelle du Président de l'AMAC et en lien avec la Direction des Ressources Humaines, assurer la gestion administrative, financière et opérationnelle de l'association, ainsi que l'organisation et le suivi de ses activités et manifestations. Le/la secrétaire constitue un véritable point d'appui administratif et opérationnel pour le Président et le Conseil d'administration et contribue directement à la qualité du service rendu aux adhérents. Le poste requiert polyvalence, autonomie, sens de l'organisation, aisance relationnelle et goût pour le travail varié, dans un environnement où les activités évoluent tout au long de l'année.

À ce titre, il vous sera confié les activités suivantes :

1. Assurer l'accueil et la relation avec les adhérents

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des agents, retraités et autres interlocuteurs de l'association.
• Informer et renseigner les adhérents sur les activités, prestations et modalités d'inscription.
• Assurer le suivi des demandes et apporter une réponse de premier niveau aux adhérents.
• Gérer les adhésions et tenir à jour les fichiers des adhérents actifs et retraités.
• Assurer une relation régulière avec les membres du Conseil d'administration.

2. Assurer le secrétariat et le fonctionnement du Conseil d'administration

• Organiser les réunions du Conseil d'administration : planification, réservation des salles et préparation des documents.
• Préparer et diffuser les convocations, ordres du jour et informations nécessaires aux membres.
• Assurer la prise de notes et la rédaction des comptes rendus.
• Diffuser les comptes rendus et assurer le suivi des décisions prises.
• Préparer et transmettre les notes et rappels nécessaires au bon fonctionnement de l'instance.
• Gérer l'agenda du Président et organiser les rendez-vous liés à l'activité de l'association.

3. Organiser et suivre les activités, prestations et manifestations

• Participer à la conception, à la préparation et à la mise en oeuvre des activités et manifestations proposées aux adhérents.
• Organiser notamment les événements annuels : fête des adhérents, loto, brocante, assemblée générale, élections, marché de Noël, Téléthon, etc.
• Organiser et suivre les prestations proposées aux adhérents : voyages, spectacles, sorties, séjours, Center Parcs, camping, sorties en famille, Calicéo, parfums, chocolats, vins, huîtres, gâteaux, etc.
• Assurer les relations avec les prestataires : prise de contact, échanges, demandes de devis, organisation des prestations et suivi opérationnel.
• Préparer les dossiers liés aux voyages et assurer l'interface avec les prestataires.
• Participer et, le cas échéant, animer les réunions préparatoires avec les prestataires.
• Assurer le suivi des cartes et avantages proposés aux adhérents, notamment les cartes « Royaume des Enfants ».

4. Assurer la communication et la promotion des activités

• Concevoir et mettre en forme les documents d'information destinés aux adhérents.
• Assurer la diffusion des informations relatives aux activités et manifestations.
• Créer et mettre en ligne les prestations et événements sur la plateforme BREVO.
• Assurer la diffusion des informations sur les supports numériques et les réseaux sociaux de l'association, notamment Facebook.
• Préparer les supports nécessaires aux inscriptions et à la communication des événements.
• Contribuer à la valorisation des activités et à l'information régulière des adhérents.

5. Assurer le suivi administratif et financier de l'association

• Assurer le suivi administratif des inscriptions et des règlements.
• Enregistrer et suivre les paiements effectués par chèques, espèces, carte bancaire et chèques-vacances.
• Mettre en place et suivre les échéanciers de paiement.
• Assurer la tenue du journal de caisse et des tableaux de suivi financier.
• Réaliser les rapprochements bancaires et assurer la remise en banque des chèques et espèces.
• Assurer le suivi des comptes de l'association et participer au suivi de la subvention versée par la collectivité.
• Contrôler les factures et assurer le suivi des commandes.
• Préparer, contrôler et transmettre les éléments comptables à l'expert-comptable de l'association.
• Assurer le classement et l'archivage des pièces administratives et comptables.

6. Assurer la gestion des prestations et avantages proposés aux adhérents

• Organiser les commandes et assurer le suivi des prestations proposées aux adhérents.
• Assurer le suivi des commandes, réceptions, distributions et règlements.
• Gérer les bons d'allocations diverses.
• Organiser la commande, la gestion et la distribution des cartes cadeaux, cadeaux et confiseries, notamment à l'occasion des fêtes de fin d'année.
• Assurer le suivi administratif des garanties obsèques et accompagner la constitution des dossiers en cas de décès d'un adhérent.
• Gérer les dossiers d'assurance.
• Participer à l'organisation du spectacle de Noël offert par la Ville.

7. Organiser les assemblées générales et les élections des membres de l'association

• Piloter l'organisation des Assembleés Générale et en assurer le suivi administratif
• Organiser les élections des membres de l'association tous les 3 ans

Vous êtes détenteur d'un diplôme de niveau 4 à minima (Bac à Bac +2) dans le domaine administratif et/ou justifier d'une expérience significative sur un poste équivalent.

(Mémento : BEP/CAP = Niveau 3, BAC = Niveau 4, DEUG/BTS/DUT/DEUST = Niveau 5, Licence/Maitrise = Niveau 6, Master = Niveau 7)

Vous êtes reconnu pour les compétences suivantes :

Savoirs

• Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative.
• Notions de comptabilité et de suivi financier.
• Connaissance des règles de classement, d'archivage et de conservation des documents.
• Maîtrise des outils bureautiques et numériques.
• Connaissance des outils de communication numérique et des réseaux sociaux.
• Une connaissance du fonctionnement associatif constitue un atout.

Savoir-faire

• Organiser et planifier son activité avec autonomie.
• Organiser des réunions, manifestations et événements.
• Assurer le suivi administratif et financier d'activités.
• Rédiger des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
• Gérer des inscriptions, paiements et tableaux de suivi.
• Utiliser les outils numériques pour diffuser et valoriser une activité.
• Assurer le suivi simultané de plusieurs dossiers et échéances.
• Travailler avec des interlocuteurs variés : adhérents, élus associatifs, services municipaux, prestataires et partenaires.

Savoir-être

• Sens de l'accueil et du service aux adhérents.
• Excellent relationnel et aisance dans les échanges.
• Organisation, rigueur et fiabilité.
• Autonomie et sens des responsabilités.
• Réactivité et capacité d'adaptation.
• Polyvalence et capacité à gérer des priorités.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Esprit d'initiative et force de proposition.
• Goût du travail en équipe et sens du collectif.

Vous bénéficierez des conditions d'emplois suivantes :

Poste à temps complet = 37h30

Rémunération statutaire + Régime Indemnitaire

Action sociale (CNAS, associations du personnel)

Titres restaurants

Participation employeur à la protection sociale complémentaire et à la prévoyance

Poste ouvert aux agents titulaires ou contractuels en CDI, dans le cadre d'une mise à disposition

POURQUOI REJOINDRE L'AMAC ?

Vous souhaitez exercer un métier administratif varié, concret et au contact des agents ?

Vous aimez organiser, coordonner, accueillir, gérer plusieurs projets en parallèle et contribuer directement à la réussite d'activités et d'événements ?

Ce poste offre une grande diversité de missions et une réelle autonomie, au coeur de la vie associative des agents de la Ville d'Évry-Courcouronnes.

Vous serez un interlocuteur privilégié des adhérents et un véritable appui au fonctionnement de l'association.