SECRÉTAIRE DES CENTRE D’INCENDIE ET DE SECOURS DE MARQUION ET VITRY-EN-ARTOIS

Le (la) secrétaire réalise le traitement administratif de dossiers et transmet les informations pour le compte du (de la) chef(fe) de centre d’incendie et de secours (CIS) et de son adjoint(e). Il (elle) accueille et renseigne les agents et/ou les interlocuteurs(rices) externes de l'établissement. Il (elle) peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques.

Savoir :

• Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des documents règlementaires du SDIS62 ;
• Règles de l’expression orale et écrite de qualité ;
• Techniques de gestion de planning ;
• Techniques rédactionnelles des écrits administratifs ;
• Principes de la gestion des stocks ;
• Règles de classement et d'archivage ;
• Règles et procédures administratives relatives au domaine d’activité ;
• Connaissance du statut de sapeur-pompier ;
• Gestion administrative du courrier et des courriels ;
• Tableaux de bord et outils de planification et suivi ;
• Outils bureautiques.

Savoir-faire :

• Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, comptes rendus…) ;
• Recevoir et orienter les demandes vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
• Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
• Synthétiser les informations et renseigner les agents du CIS ;
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;
• Recenser les besoins, réaliser les demandes de devis et gérer les commandes ;
• Suivre les délais et gérer les échéances ;
• Réaliser un suivi administratif du personnel du CIS (arrêt maladie, visite médicale d’aptitude…) ;
• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre ;
• Gérer et suivre les flux des parapheurs ;
• Elaborer, renseigner et mettre à jour des tableaux de bord ;
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service ;
• Trier, classer et archiver des documents.

Qualités et aptitudes :

• Rigueur ;
• Autonomie ;
• Capacité d’adaptation ;
• Sens relationnel, du dialogue et de l'écoute ;
• Réserve et discrétion professionnelle ;
• Sens de l'organisation ;
• Réactivité.