SECRETAIRE DU MAIRE (H/F)

Au sein du Cabinet du Maire, le/la Secrétaire de mairie assure une mission d’assistance administrative et organisationnelle auprès du Maire. Il/elle contribue à la gestion quotidienne du Cabinet, notamment par la tenue de l’agenda, l’organisation des rendez-vous et réunions, le traitement des courriers et sollicitations ainsi que le suivi des dossiers et demandes confiés par le Maire.

En lien avec les élus, la Direction Générale, les services municipaux et les partenaires extérieurs, il/elle facilite la circulation de l’information et assure le suivi des échanges et échéances. Le poste requiert réactivité, rigueur, discrétion et capacité à gérer des priorités variées dans un environnement institutionnel.

QUALIFICATIONS REQUISES

Formation de niveau Bac à Bac+2 dans le domaine du secrétariat, de l’administration, de la gestion administrative ou des métiers des collectivités territoriales ;

Une expérience dans un poste d’assistanat administratif, de secrétariat de direction, d’assistanat d’élu ou au sein d'une collectivité territoriale serait appréciée ;

Une connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement institutionnel constitue un atout ;

Maîtrise des outils bureautiques et des moyens de communication numériques.

SAVOIRS

Connaissance de l’organisation et du fonctionnement d’une collectivité territoriale ;

Connaissance de l’environnement institutionnel et administratif local ;

Connaissance des règles générales de rédaction administrative ;

Maîtrise des techniques de secrétariat et d’assistanat ;

Connaissance des principes de classement, de suivi et d’archivage des documents ;

Bonne maîtrise de l’expression écrite et orale ;

Maîtrise des outils bureautiques : traitement de texte, messagerie électronique, agenda partagé, tableaux de suivi, etc.

SAVOIR-FAIRE

Organiser et prioriser son activité en fonction des urgences et des échéances ;

Gérer efficacement un agenda et coordonner des rendez-vous ;

Préparer et suivre des réunions et événements ;

Rédiger des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs ;

Synthétiser des informations et préparer des dossiers ;

Assurer le suivi de demandes et solliciter les services ou interlocuteurs compétents ;

Rechercher, collecter et fiabiliser des informations ;

Utiliser efficacement les outils bureautiques et numériques ;

Communiquer avec des interlocuteurs variés et adapter son discours à son interlocuteur ;

Travailler en transversalité avec les élus, la Direction Générale et les services ;

Faire face aux imprévus et réorganiser ses priorités avec réactivité.

SAVOIR-ÊTRE

Sens aigu de l’organisation et de la rigueur ;

Grande discrétion et respect de la confidentialité ;

Réactivité et capacité d’adaptation ;

Disponibilité et sens du service public ;

Excellent relationnel et qualités d’accueil ;

Qualités rédactionnelles et esprit de synthèse ;

Diplomatie, tact et capacité à gérer des situations sensibles ;

Autonomie et capacité à prendre des initiatives dans le cadre des missions confiées ;

Fiabilité et sens des responsabilités ;

Capacité à travailler dans un environnement exigeant et soumis à des changements fréquents de priorités ;

Loyauté institutionnelle, neutralité et devoir de réserve ;

Aptitude au travail en équipe et en transversalité.

PROFIL

La collectivité recherche un(e) professionnel(le) organisé(e), fiable et réactif(ve), disposant d’excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles. Une expérience en secrétariat de direction, en cabinet d’élu ou dans l’environnement territorial sera particulièrement appréciée.

La capacité à instaurer une relation de confiance, à traiter des informations confidentielles, à anticiper les besoins du Maire et à gérer les priorités avec discrétion constitue un élément essentiel pour réussir dans les fonctions.