Un Assistant de Direction (F/H)

Au sein de la Direction de l’Administration Générale et des Instances, le service des Instances est composé de la directrice et de 2 assistantes administratives.

Sous l’autorité hiérarchique de la directrice, vous assurez la préparation et le suivi de l’organisation

des Conseils Municipaux et des Instances.

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Vos missions :

Mission 1 : Préparer les séances du Conseil Municipal

• Assurer le suivi des calendriers des instances préparatoires en lien avec l’assistante de la Directrice Générale des Services et les différents services,
• Mettre en forme les rapports et délibérations avant le Conseil Municipal,
• Préparer les différents supports et l’organisation logistique du Conseil Municipal en lien avec la hiérarchie.

Mission 2 : Suivre les délibérations du Conseil Municipal

• Constituer le dossier pour envoi au contrôle de légalité,
• Transmettre les délibérations au contrôle de légalité,
• Ampliation aux services concernés,
• Assurer le suivi des pièces annexes aux délibérations,
• Assurer la relecture et la mise en forme de la traduction des enregistrements pour intégration au procès-verbal du Conseil Municipal,
• Etablir le registre des délibérations et des décisions,
• Etablir le registre des pièces annexes relatives aux délibérations.

Mission 3 : Préparer et suivre les décisions du Maire

• Mettre en forme les décisions du Maire,
• Assurer le suivi de la procédure de validation,
• Envoyer les décisions au contrôle de légalité,
• Assurer le suivi des décision après le retour du contrôle de légalité,
• Etablir un recueil des conventions relatives aux décisions.

Mission 4 : Publier les actes

• Assurer le suivi et l’envoi des différents dossiers des Instances,
• Publier les actes (décisions, délibérations, PV, liste des délibérations)

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Intérêts et difficultés du poste

• Adaptabilité,
• Disponibilité

Contexte et conditions de travail

• Savoir gérer et prioriser les urgences,
• Travail en autonomie,
• Participation aux Conseils Municipaux (environ 6 samedis matins par an)

Compétences requises

Savoirs :

• Maitrise du logiciel KBOX,
• Maitrise de l’application FAST.

Savoirs faire:

• Qualités rédactionnelles,
• Capacité à travailler dans l’urgence,
• Rapidité d’exécution,

Savoirs être :

• Adaptabilité,
• Prise d’initiative,
• Discrétion,
• Qualités relationnelles.