Un(e) agent(e) administratif(ve) à la Direction des Moyens Administratifs et Vie des Quartiers

• Informer et orienter les usagers dans le cadre de leurs démarches administratives ;
• Exécuter les formalités administratives relevant de la Population et de l’Etat Civil ;
• Assurer certaines obligations d’Officier d’Etat Civil par délégation
• Assurer l’accueil téléphonique et physique du public.

ACTIVITÉS :

Activités techniques liées à la population :

• recueil et suivi des dossiers de demandes de CNI et passeports biométriques,
• délivrance des attestations d’accueil,
• inscription et sur les listes électorales,
• recensement citoyen,
• légalisation de signatures,
• copies certifiées conformes de documents administratifs,
• délivrance de divers certificats (de vie, composition de famille, …).

En lien avec les fonctions d’officier d’Etat Civil par délégation :

• réception des déclarations de naissance, de décès, d’enfants sans vie, de reconnaissance d’enfants,
• traitement des demandes de changements de nom et de prénom,
• transcription et mention en marge de tous actes ou jugements sur les registres de l’état civil,
• établissement des actes relatifs aux déclarations ci-dessus mentionnées,
• délivrance de toutes copies et extraits des actes dressés, quelle que soit la nature des actes,
• rectification administrative des actes.

En lien avec les formalités administratives :

Pour un décès :

• préparation des autorisations de fermeture de cercueil,

Pour un mariage :

• réception et vérification des pièces nécessaires à la constitution du dossier,
• publication des bans,
• préparation de la cérémonie,
• assistance des élus lors de la cérémonie,
• préparation de l’acte de mariage.

Pour un PACS :

• réception et vérification des pièces nécessaires à la constitution du dossier,
• assistance des élus lors de la cérémonie,
• préparation du récépissé d’enregistrement de PACS,
• enregistrement des PACS au guichet.

En lien avec l’accueil :

• accueil physique et téléphonique du service Etat Civil/Population et remplacement ponctuel à l’accueil général de l’Hôtel de Ville (renseignement, orientation, gestion du courrier…).

SPECIFICITES DU POSTE :

• Permanences ponctuelles le samedi matin et le samedi après-midi (mariages).

PROFIL :

• Grade du cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux,
• Niveau Bac,
• Expérience souhaitée dans un poste similaire,
• Connaissance du cadre réglementaire des CNI et des passeports, du code civil et de la législation funéraire,
• Maîtrise de l’outil bureautique et des logiciels dédiés (MELODIE, REQUIEM, ADAGIO…),
• Sens du service public, de l’écoute et de l’accueil, esprit d’équipe,
• Bonnes qualités rédactionnelles,
• Capacité à gérer l’agressivité et les comportements liés aux mécontentements.