Une ou un Secrétaire médico-sociale F/H (Poste n°A-4599)

La Direction de l’Action Sociale de Proximité s’inscrit au centre des politiques départementales de solidarité en proximité de la population grâce au maillage territorial dense et de qualité au travers des Espaces solidarité dans le Haut-Rhin, et Unités territoriales d’action médico-sociale dans le Bas-Rhin.

Elle est structurée par des valeurs fortes, notamment autour d’un accueil inconditionnel et humain ainsi que l’accompagnement globale de la population en difficulté.

Elle est également attentive à l’observation partagée et territorialisée des publics, pour comprendre les évolutions sociétales et adapter les réponses en conséquence et à la mise en compétence permanente des professionnels sur le travail social.

• Accueillir, informer, orienter le public des services médico sociaux
• Apporter un 1er niveau de réponses (multithématiques) à l'usager
• Préparer et transmettre les éléments d'information aux travailleurs médico sociaux
• Assister dans la complétude de dossier de demandes d'aides
• Réaliser de pré entretiens
• Assurer les missions de secrétariat auprès des travailleurs sociaux et des cadres.
• La fonction d'accueil médico social prime en terme de priorité et de temps sur les missions de secrétariat

Dans le cadre des missions d'accueil de premier niveau et d'accueil médico-social :

• accueille, identifie la demande et oriente le public
• évalue l'urgence des demandes pour adapter les modalités de la réponse à apporter au public
• évalue la demande de l'usager et apporte une première réponse (orientation vers les partenaires et organismes compétents, préconisations de premières démarches, renseignement sur les démarches administratives, proposition de rendez-vous, permanence, réponses aux sollicitations de l'assistant social d'astreinte, du responsable d'équipe)
• apporte un appui dans les démarches administratives initiales dans le cadre de l'accès aux droits
• s'assure de la bonne transmission des messages aux travailleurs médico-sociaux de l'UTAMS et d'une réponse apportée à l'usager
• contribue à la qualité de service rendu à l'usager

Dans le cadre des missions de secrétariat :

• réalise et met en forme des travaux de bureautique : enquêtes, rapports, relevés de décision, compte-rendus de réunions, courriers...
• assure des tâches de classement, de mise à jour et d' exploitation des fichiers manuels et informatiques
• élabore des statistiques et saisit les données
• réceptionne et enregistre informatiquement les courriers et les demandes d'enquêtes
• assure la gestion du courrier via le logiciel CORTEX
• assure l'instruction et la saisie de documents administratifs : demande de Fonds d'Aide aux Jeunes, des demandes financières d'Aide Sociale à l'Enfance et autres formulaires d'accès à des droits administratifs
• réalise ou aide à réaliser des outils pour une bonne coordination d'équipe

Dans le cadre de mission de gestion administrative de dispositifs:

• gère des dispositifs spécifiques : SFE, AED, AFASE, APA ...

Autres tâches :

• gère le planning d'occupation des salles de réunion, des bureaux mis à disposition des partenaires...
• met à jour la documentation et les formulaires
• peut-être amené à prendre les fonctions de Régisseur
• renseigne et met à jour les outils relatifs à la gestion des moyens logistiques de l'unité (véhicules de service, bâtiments, mobilier, bureautique, ...)
• encadre ou participe à la formation des stagiaires.

Collaboration et coordination :

• participe aux réunions-métier organisées au sein de l'ESA
• collabore avec tous les partenaires dans l'unité de travail, coordonne et transmet les informations, prend les rendez-vous
• organise et planifie des réunions
• assure la préparation matérielle de certaines réunions
• prend des notes et rédige les comptes rendus des réunions auxquelles elle/il assiste

Compétences transversales :

• Communication : Capacité à communiquer de manière claire et efficace, à l'écrit comme à l'oral, avec différents interlocuteurs, tels que les usagers, les collègues et les élus.
• Adaptabilité : Capacité à s'adapter aux changements, aux diverses situations de travail, aux nouveaux défis et aux évolutions au sein de la collectivité.
• Sens du service public : Engagement dans ses missions, respect des valeurs de service public telles que l'intégrité et la confidentialité dans l'exercice de ses fonctions et souci de répondre aux besoins des usagers.
• Ouverture d'esprit : Curiosité intellectuelle, volonté d'apprendre et d'acquérir de nouvelles compétences pour s'adapter aux évolutions de son environnement professionnel.
• Esprit analytique : Savoir collecter, analyser et synthétiser des informations pertinentes pour prendre des décisions (dans le cadre de ses responsabilités), résoudre des problèmes et élaborer des recommandations.
• Organisation : Aptitude à organiser et à structurer son travail de manière efficace, en priorisant ses tâches et en respectant les délais.

Esprit d'équipe : Aptitude à travailler en collaboration avec les membres de son équipe et à contribuer à un environnement de travail harmonieux et productif.

• Connaissance de son environnement de travail : Cadre institutionnel, enjeux, fonctionnement de la collectivité et outils numériques le cas échéant.

Compétences métier :

• Connaissance des réglementations et des procédures spécifiques au secteur médico-social
• Etre capable d'assister les professionnels médico-sociaux dans leurs tâches administratives et la gestion de leur planning
• Savoir collaborer avec tous les partenaires de l'unité de travail, coordonner et transmettre les informations
• Savoir gérer la prise en charge et le suivi administratif des dossiers médicaux et/ou sociaux
• Etre en capacité d'assurer l'accueil, l'orientation, l'information et le premier niveau de réponse aux usagers, sur plusieurs thématiques du champ médico-social