TL;DR : Le remboursement des frais de déplacement des agents publics est encadré par le décret n°2006-781 du 3 juillet 2006. Les 3 versants de la fonction publique (FPE, FPT, FPH) appliquent des règles communes : prise en charge des transports, repas et hébergement sur présentation d’un ordre de mission. L’arrêté du 7 février 2025 a renforcé les conditions d’éligibilité pour plusieurs ministères.
Qu’est-ce que le remboursement des frais de déplacement dans la fonction publique ?
Le remboursement des frais de déplacement dans la fonction publique désigne la prise en charge partielle ou totale par l’administration employeur des dépenses engagées lors d’un déplacement professionnel hors de la résidence administrative et familiale. Ce mécanisme couvre 3 catégories de dépenses : transport, repas et hébergement.
Les modalités sont fixées par le décret n°2006-781 du 3 juillet 2006. Ce texte constitue le socle réglementaire commun aux 5,5 millions d’agents répartis dans les trois versants de la fonction publique française :
- Fonction publique d’État (FPE) : 2,4 millions d’agents (ministères, rectorats, préfectures, lycées)
- Fonction publique territoriale (FPT) : 1,9 million d’agents (collectivités, structures intercommunales, offices publics de l’habitat)
- Fonction publique hospitalière (FPH) : 1,2 million d’agents (hôpitaux, maisons de retraite publiques, CHRS)
Pour être remboursé, le déplacement doit répondre à 3 critères cumulatifs :
- Être strictement nécessaire à l’exécution du service public
- S’effectuer hors de la résidence administrative et hors de la résidence familiale
- Être couvert par un ordre de mission délivré par l’autorité compétente
Quels agents sont éligibles au remboursement des frais de déplacement ?
L’article 1 du décret n°2006-781 liste précisément les personnels civils éligibles. Sont concernés les agents dont la rémunération est imputée sur les budgets de l’État, des établissements publics administratifs (EPA), des EPLE, des EPST, des EPSCP et des groupements d’intérêt public (GIP) financés partiellement ou totalement par des subventions de l’État.
Les intervenants extérieurs collaborant aux comités, conseils ou commissions consultatifs sont également indemnisés. Ces collaborateurs occasionnels bénéficient des mêmes modalités que les personnels civils de l’État, à condition de contribuer directement aux services de l’État.
| Catégorie d’agent | Exemples | Base réglementaire |
|---|---|---|
| Personnels civils de l’État | Fonctionnaires FPE, agents contractuels ministériels | Décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 |
| Agents des EPA, EPST, EPSCP | Universités, organismes de recherche publics | Décret n°2006-781, art. 1 |
| Agents des collectivités territoriales (FPT) | Communes, départements, régions, EPCI | Décret n°2006-781 (applicable par renvoi) |
| Agents hospitaliers (FPH) | Centres hospitaliers, EHPAD publics | Décret n°2006-781 (applicable par renvoi) |
| Collaborateurs occasionnels | Membres de jurys, intervenants en commission | Décret n°2006-781, art. 1 al. 2 |
Quels motifs de déplacement ouvrent droit au remboursement ?
Les frais de déplacement sont remboursables pour 4 catégories principales de motifs reconnues par Service-Public.gouv.fr : exécution d’une mission de service, formation statutaire ou continue, participation à un examen ou concours, et stage préalable à la titularisation.
La prise en charge est également possible à l’intérieur de la résidence administrative, dès lors que la commune est desservie par des transports en commun. Dans ce cas, le remboursement s’effectue dans la limite du tarif ou de l’abonnement le moins cher du transport en commun le mieux adapté.
Pour la formation préalable à la titularisation dans un établissement d’État, comme un Institut régional d’administration (IRA), l’agent bénéficie :
- D’une prise en charge totale ou partielle des frais de transport
- D’indemnités de stage couvrant en partie les frais de repas et d’hébergement
Pour une formation statutaire ou continue, l’agent perçoit des indemnités de mission couvrant les mêmes postes de dépenses.
Quels types de frais sont remboursés concrètement ?
Le remboursement couvre 3 grands types de dépenses : les frais de transport (utilisation d’un véhicule personnel via les indemnités kilométriques, billet de train, avion, transports en commun, taxi ou VTC), les frais de repas (indemnité de repas ou de panier-repas lors des missions), et les frais d’hébergement (hôtel ou logement temporaire lors des grands déplacements).
Des frais annexes peuvent également être pris en charge, notamment les frais de stationnement.
L’arrêté du 7 février 2025, publié au Journal officiel du 22 février 2025, précise les conditions suivantes pour plusieurs ministères :
- Frais d’hébergement : remboursés forfaitairement si l’agent est en mission entre 0h et 5h ; réduction de 50 % en cas de logement dans un centre administratif avec participation financière
- Frais de repas : remboursés si la mission couvre la plage 11h-14h (repas du midi) et/ou 18h-21h (repas du soir)
- Frais de transport : voie ferroviaire prioritaire pour les trajets inférieurs à 4 heures ; avion autorisé si le trajet total dépasse 6 heures
Quelle est la procédure pour obtenir le remboursement des frais de déplacement ?
L’agent doit obligatoirement être muni d’un ordre de mission avant tout déplacement pour prétendre à un remboursement. Sans ce document, aucune prise en charge n’est possible, quelle que soit la nature du déplacement.
La procédure standard comprend 4 étapes :
- Obtention de l’ordre de mission signé par l’autorité compétente
- Réalisation du déplacement en privilégiant les solutions les moins coûteuses
- Conservation de tous les justificatifs (billets, factures d’hôtel, reçus de repas)
- Transmission d’une demande de remboursement avec les pièces justificatives au service gestionnaire
L’administration privilégie les prestataires sous contrat pour l’organisation des déplacements. L’arrêté du 7 février 2025 impose explicitement d’opter pour les solutions les plus économiques et de limiter les exceptions aux seuls besoins impératifs du service.
Comment sont calculées les indemnités kilométriques dans la fonction publique ?
Les indemnités kilométriques compensent l’utilisation du véhicule personnel de l’agent lors d’un déplacement professionnel. Elles sont calculées selon un barème officiel tenant compte de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue.
L’agent peut opter pour les frais réels à la place des indemnités forfaitaires. Dans ce cas, il doit réintégrer à ses salaires les indemnités perçues par l’administration. En contrepartie, il peut déduire l’intégralité des frais de déplacement engagés dans le cadre de sa mission lors de sa déclaration d’impôt sur le revenu.
| Mode de transport | Condition d’utilisation | Priorité |
|---|---|---|
| Train | Trajet inférieur à 4 heures | Obligatoire (sauf exception de service) |
| Avion | Trajet total supérieur à 6 heures | Autorisé sous validation |
| Véhicule personnel | Absence de transport en commun adapté | Sur autorisation, indemnité kilométrique |
| Transports en commun | Déplacement intra-commune ou court trajet | Tarif ou abonnement le moins cher |
| Taxi / VTC | Besoin impératif de service | Exception strictement encadrée |
Quelles sont les spécificités du remboursement selon le versant de la fonction publique ?
Les 3 versants de la fonction publique (FPE, FPT, FPH) appliquent chacun des règles adaptées à leur contexte, même si le décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 sert de socle commun à tous.
Pour la FPE, l’arrêté du 7 février 2025 a introduit des contraintes supplémentaires pour les agents relevant du ministère de l’Économie, du ministère de l’Aménagement du territoire et du ministère de la Transition écologique. Les personnels des directions départementales interministérielles (DDI) et de la DGAC ne sont pas soumis à cet arrêté.
Pour la FPT, les collectivités territoriales appliquent le décret de 2006 par renvoi réglementaire. Les agents des communes, départements, régions, EPCI et offices publics de l’habitat bénéficient des mêmes catégories de remboursement.
Pour la FPH, les agents des centres hospitaliers, des EHPAD publics et des centres d’hébergement et de réinsertion sociale (CHRS) suivent les mêmes principes. La prise en charge est ordonnancée par l’établissement employeur.
Quels sont les plafonds et forfaits applicables aux frais d’hébergement et de repas ?
Les remboursements de frais d’hébergement et de repas s’effectuent sur la base de montants forfaitaires révisés périodiquement par arrêté ministériel. Le décret n°2006-781 prévoit des taux différenciés selon la localisation du déplacement (Paris, province, étranger).
Les principes applicables depuis l’arrêté du 7 février 2025 sont les suivants :
- L’hébergement est remboursé forfaitairement lorsque l’agent est en mission pendant la plage 0h-5h
- Une réduction de 50 % s’applique si l’agent est logé dans un centre administratif avec participation financière de sa part
- Le repas du midi est remboursé si la mission couvre la plage 11h-14h
- Le repas du soir est remboursé si la mission couvre la plage 18h-21h
L’administration privilégie systématiquement le recours à ses prestataires sous contrat pour l’hébergement, ce qui réduit les démarches de remboursement a posteriori pour l’agent.
Comment les agents en formation sont-ils remboursés de leurs frais de déplacement ?
Les agents en formation statutaire, continue ou préalable à la titularisation bénéficient d’un régime spécifique combinant prise en charge des frais de transport et versement d’indemnités de stage ou de mission.
Pour une formation préalable à la titularisation dans un établissement comme un IRA (Institut régional d’administration), l’agent perçoit :
- Une prise en charge totale ou partielle des frais de transport
- Des indemnités de stage couvrant partiellement les frais de repas et d’hébergement
Pour une formation statutaire ou continue, l’agent reçoit des indemnités de mission. Ces indemnités couvrent en partie les frais de repas et d’hébergement engagés pendant la durée de la formation.
Ces dispositions s’appliquent conformément à l’article F527 de Service-Public.gouv.fr, vérifié le 28 mars 2025.
Quelles sont les obligations de l’administration en matière de remboursement ?
L’administration ou la collectivité pour le compte de laquelle le déplacement est réalisé est tenue de prendre en charge, partiellement ou totalement, les frais de transport, de repas et d’hébergement. Cette obligation découle directement du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006.
L’administration doit respecter 3 obligations principales :
- Délivrer un ordre de mission préalable au déplacement
- Traiter la demande de remboursement dans un délai raisonnable après réception des justificatifs
- Appliquer les taux et plafonds réglementaires en vigueur
En cas de refus ou de remboursement partiel, l’agent peut saisir son supérieur hiérarchique puis, si nécessaire, formuler un recours gracieux auprès de l’autorité administrative compétente. Le recours contentieux devant le tribunal administratif constitue la voie ultime.
Quelles sont les règles applicables aux déplacements à l’étranger ?
Les déplacements à l’étranger obéissent à des règles spécifiques distinctes du régime général. L’arrêté du 7 février 2025 définit le déplacement de service à l’étranger comme celui effectué par un agent en poste à l’étranger se déplaçant dans son pays d’affectation ou sa zone de compétence.
Pour les agents en poste en France effectuant une mission à l’étranger, les remboursements sont encadrés par des arrêtés ministériels spécifiques fixant des taux par pays. Ces taux tiennent compte des différences de coût de la vie entre pays.
Les principes généraux restent identiques : ordre de mission obligatoire, justificatifs requis, privilege des solutions économiques. L’autorisation préalable pour l’utilisation de l’avion doit être obtenue en amont du déplacement.
Peut-on déduire les frais de déplacement de ses impôts en tant qu’agent public ?
Un agent public peut opter pour la déduction des frais réels en lieu et place de l’abattement forfaitaire de 10 % appliqué automatiquement par l’administration fiscale. Cette option concerne les frais professionnels non intégralement remboursés par l’employeur.
La procédure est la suivante :
- L’agent réintègre dans ses salaires déclarés les indemnités de déplacement perçues de son administration
- En contrepartie, il déduit l’intégralité des frais de déplacement réels engagés dans le cadre de ses missions
- Chaque dépense doit être justifiée par une facture, un reçu ou un billet de transport
Cette option est avantageuse lorsque les frais réels dépassent le montant de l’abattement forfaitaire de 10 %. Elle nécessite une comptabilité rigoureuse des déplacements tout au long de l’année fiscale.
Sources officielles
Les informations contenues dans cet article sont issues des textes réglementaires et sources officielles suivants :
- Service-Public.gouv.fr — Remboursement des frais de déplacement dans la fonction publique (vérifié le 28 mars 2025)
- Légifrance — Décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et modalités de règlement des frais de déplacement des personnels civils de l’État
- DGAFP — Portail de la fonction publique (dgafp.gouv.fr)
- Légifrance — Arrêté du 7 février 2025 fixant les conditions de règlement des frais de déplacement temporaire (JO du 22 février 2025)
- CNFPT — Centre national de la fonction publique territoriale (formations et remboursements associés)
Article mis à jour le 4 mai 2026.