L’assistante de gestion administrative est l’agent pivot des services municipaux, assurant la coordination, le secrétariat et l’appui logistique aux directions opérationnelles. Chloé, assistante de gestion dans une mairie de taille moyenne, illustre la diversité des missions de ce poste polyvalent : accueil, secrétariat de direction, gestion administrative des dossiers, suivi des marchés publics, et appui aux élus. Le métier relève principalement du cadre d’emplois des adjoints administratifs (catégorie C) ou des rédacteurs (catégorie B) selon la complexité des fonctions.
Quel est le rôle d’une assistante de gestion administrative ?
L’assistante de gestion administrative coordonne le fonctionnement quotidien d’un service ou d’une direction municipale. Elle est l’interlocutrice privilégiée entre les agents, les élus, les usagers et les partenaires extérieurs. Son rôle de pivot exige polyvalence, rigueur, discrétion et maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.
Quelles missions principales ?
- Secrétariat de direction : agenda, courrier, prise de notes, comptes rendus.
- Accueil physique et téléphonique du service ou de la direction.
- Suivi administratif des dossiers : enregistrement, classement, archivage.
- Préparation des instances : conseil municipal, commissions, comités.
- Suivi des marchés publics : rédaction des CCAP/CCTP en lien avec les techniciens, publication BOAMP.
- Gestion des fournitures et commandes courantes.
- Suivi RH du service : congés, formations, états de présence.
- Délibérations : rédaction, transmission au contrôle de légalité (TPLE / @ctes).
Comment devenir assistante de gestion administrative ?
L’accès se fait par concours ou par recrutement contractuel. Le grade le plus fréquent est adjoint administratif territorial (catégorie C), avec une montée en grade possible vers rédacteur (catégorie B) pour les fonctions à plus forte technicité.
Quelles voies d’accès ?
| Cadre d’emplois | Grade d’entrée | Voie | Diplôme requis |
|---|---|---|---|
| Adjoint administratif territorial | 2e classe | Recrutement direct sans concours | Aucun |
| Adjoint administratif territorial | 1re classe | Concours externe / interne | Diplôme niv. V (CAP) |
| Adjoint administratif principal 2e classe | — | Concours externe | Diplôme niv. IV (Bac) |
| Rédacteur territorial | — | Concours externe / interne / 3e voie | Bac |
| Rédacteur principal | — | Examen pro / liste d’aptitude | Ancienneté |
Quelles formations préparent au métier ?
- Bac pro Gestion-Administration.
- BTS Support à l’action managériale (SAM), ex-BTS Assistante Manager.
- BTS Comptabilité Gestion (CG).
- DUT GEA ou Carrières juridiques.
- Licence pro Métiers de la gestion administrative et du développement des entreprises.
- Préparation concours adjoint administratif / rédacteur au CNFPT et CDG.
Quel est le statut et la rémunération ?
L’adjoint administratif territorial débute au 1er échelon avec un indice majoré de 366, soit un traitement de base brut mensuel d’environ 1 803 €. À ce traitement s’ajoutent le RIFSEEP, le SFT et la NBI selon les fonctions assurées.
Grille indiciaire 2026 — adjoint administratif
| Grade | Échelon début | Indice majoré début | Indice majoré sommet |
|---|---|---|---|
| Adjoint administratif | 1er | 366 | 432 (11e) |
| Adjoint administratif principal 2e classe | 1er | 376 | 500 (12e) |
| Adjoint administratif principal 1re classe | 1er | 389 | 548 (10e) |
| Rédacteur | 1er | 366 | 538 (13e) |
Quelles primes et indemnités ?
- RIFSEEP filière administrative : IFSE de 1 500 à 6 000 € annuels selon le groupe de fonctions.
- NBI accueil du public : 10 points pour les fonctions d’accueil dominant (décret n° 2006-779).
- Supplément familial de traitement (SFT) à partir d’un enfant.
- Indemnité de fonctions, de sujétions et d’expertise (IFSE) mensuelle.
- Complément indemnitaire annuel (CIA) versé une fois par an selon évaluation.
- Prime de fin d’année (avantage acquis loi du 26 janvier 1984 article 111).
Quels outils bureautiques maîtriser ?
L’assistante de gestion administrative doit maîtriser les outils bureautiques classiques (Word, Excel, Outlook) ainsi que les logiciels métiers spécifiques aux collectivités. La dématérialisation imposée par les ordonnances de 2018 et la loi 3DS de 2022 a renforcé l’importance des compétences numériques.
Quels logiciels métiers utilisés en mairie ?
| Domaine | Logiciels courants | Usage |
|---|---|---|
| Gestion financière | Berger-Levrault e.GF, JVS Horizon, Ciril, Sedit Marianne | Mandats, titres, budget |
| Gestion électorale | BL e.Élections, JVS Élections | Listes, cartes électorales |
| État civil | BL e.Population, Mélodie, Arpège | Registres, mentions, COMEDEC |
| Délibérations | i-Delib, AirsDélibé, Pastel | Conseils, commissions, @ctes |
| Marchés publics | Achatpublic.com, Marco, Maximilien | DCE, BOAMP, profil acheteur |
| Courrier | Maarch, Coloris, Astre Web | Enregistrement, parapheur |
| RH | BL Civil RH, Astre RH, Ciril | Carrière, paie, congés |
Quelles compétences clés ?
Au-delà de la bureautique, le métier exige des compétences relationnelles et organisationnelles fortes. L’obligation de discrétion professionnelle (article L121-7 du CGFP) est au cœur de la posture, l’assistante traitant des informations sensibles (RH, élus, usagers, contentieux).
Quelles compétences valoriser ?
- Discrétion professionnelle et secret professionnel pour les données nominatives (RGPD).
- Sens de l’organisation et gestion des priorités.
- Capacité rédactionnelle (notes de service, courriers types, comptes rendus).
- Connaissance institutionnelle de la collectivité (règlement intérieur, organigramme).
- Maîtrise du droit administratif de base (procédures, actes, notifications).
- Polyvalence entre plusieurs domaines (RH, finances, marchés, élus).
- Adaptabilité face aux urgences et changements.
Quelles évolutions de carrière ?
L’assistante de gestion administrative peut évoluer vers les fonctions de chef de bureau, de directrice de cabinet du maire, ou de responsable d’un service support (finances, RH, marchés). La promotion interne au cadre d’emplois supérieur est ouverte par examen professionnel ou liste d’aptitude.
Quelles passerelles ?
| Évolution | Modalité | Catégorie cible |
|---|---|---|
| Adjoint administratif principal | Examen professionnel | C |
| Rédacteur | Concours interne / promotion | B |
| Rédacteur principal | Examen professionnel | B+ |
| Attaché territorial | Concours interne (4 ans service public) | A |
| Direction de cabinet | Recrutement direct par l’élu | B / A (collaborateur) |
| DGS commune < 2 000 hab. | Détachement sur emploi fonctionnel | A |
Quelles spécificités selon la taille de la commune ?
Le périmètre des missions varie fortement selon la taille de la collectivité. Dans une commune de moins de 1 000 habitants, l’assistante peut être seule en charge de l’ensemble du secrétariat de mairie. Dans une grande ville, elle se spécialise sur un service précis.
Quelles différences ?
- Communes < 1 000 hab. : polyvalence intégrale (état civil, urbanisme, comptabilité, RH, élections).
- Communes 1 000-10 000 hab. : polyvalence sectorielle (par exemple secrétariat général + élections + cabinet).
- Communes 10 000-50 000 hab. : spécialisation par direction (DRH, DAF, DGST, etc.).
- Communes > 50 000 hab. et métropoles : assistanat de direction strictement encadré.
Sources officielles et références juridiques
- Code général de la fonction publique (CGFP) — Légifrance
- Décret n° 2017-902 du 9 mai 2017 — adjoints administratifs territoriaux
- CNFPT — Filière administrative
- Direction générale des collectivités locales (DGCL)
- Centres de gestion (CDG) — concours filière administrative
Article mis à jour le 4 mai 2026.